Den traditionella utmaningen

Traditionellt sett så har man inte fäst så stor vikt vid vilken information man ska spara. Lösningen har oftast blivit att man sparar allt. Det vill säga alldeles för mycket data som sedan aldrig används till något vettigt. Ett överflöd av data har blivit lite av det nya ”i-landsproblemet” hos företag. Ens kunskap om tillgängligt data för litet för att kunna förstå vad det betyder. För om jag ska vara uppriktig så kan många slutanvändare lika lite tolka data som ett datorsystem kan tolka en slutanvändare. Det är kanske att trivialisera det hela en smula, men jag hoppas att ni förstår vad jag menar.

Den nya utmaningen som kommer med GDPR

Fram till för inte så länge sedan så har det ändå varit ett smärre problem, för så länge man sparar allt så har man både hängslen och livrem för alla framtida behov. Men idag när GDPR står inför dörren måste man börja tänka om. För det kommer medföra stora förändringar för vilken sorts data som får sparas. Man behöver plötsligt i förväg bestämma vilken information man kommer att vilja ha tillgång till i framtiden och rensa bort allt annat. Och i slutändan kommer man med all säkerhet även behöva rensa bort data man faktiskt vill ha kvar, men som man inte för tillfället tydligt kan motivera behovet av att spara.

Kännbara konsekvenser på kort sikt

En säljare kommer inte kunna plocka upp en lista på alla kontaktpersoner på företag som varit inblandade i förlorade affärer de senaste två åren. En marknadsförare kommer inte kunna skicka nyhetsbrev till personer som angett sin e-mailadress när de ville titta på en instruktionsfilm på hemsidan. Och ledningen kommer, som yttersta ansvariga, inte tillåta att personalen sparar någon information som den inte borde. Varken på företagets servrar, i molnet eller på den egna datorn.

Sparad information måste vara befogad och motiverad

Nu är det alltså hög tid att se över vilken information ni verkligen behöver spara och hur ni kan motivera att ni sparar den. Att spara information om ett företag som ni sålt produkter/tjänster till eller samarbetat med kommer inte påverkas. Men att spara information om alla personer kommer inte längre vara ok. De som besökt er hemsida, tidigare fått era nyhetsbrev, varit anställda på ert företag eller varit kontaktpersoner hos potentiella kunder.

Framtidens användande av data

Vad kan man göra för att maximera nyttan av det data man får spara samtidigt som man inte sparar mer än man får? Att till exempel veta vilka och hur många personer vi hade en viss typ av dialog med är värt guld. Men, man behöver oftast inte veta VEM man pratat med när man 1-2 år senare kontaktar företaget för en ny affär, speciellt med tanke på dagens personalomsättning. Men om man vet vilka positioner personerna haft och hur man agerade gentemot dem, så vet vi vart och hur man ska rikta sitt fokus i den nya dialogen.

Hitta er tolk som förstår båda sidornas kompetens och behov

Slutanvändarna vet oftast vilken information de behöver ha för att kunna utföra sitt jobb effektivt, men de vet inte alltid hur de ska få ut informationen de vill ha. På samma sätt vet inte IT-personalen vilken data som är viktig för slutanvändarna, men de vet att data ska sparas. Då behövs en mellanhand, en sorts tolk, som förstår båda sidornas kompetens och behov. Många företag har ännu ingen officiell tolk, utan är beroende av en inofficiell sådan. En som kan och gillar att gräva runt i stora datamängder men även förstår sig på ekonomi och affärsprocesser. Min gissning är att du inte behöver tänka efter speciellt länge för att identifiera vem det är på ert företag. Och det är just den personen ni definitivt ska ha med på era möten när ni funderar på och planerar vilken data ni ska spara i framtiden.

 

Läs även min tidigare blogg GDPR+ITIL=Sant
För många känns kanske GDPR som ett högt berg man måste ta sig över. Men för er som jobbat med ITIL, information technology infrastructure library, känns nog GDPR mer som en kulle ni redan promenerat över flera gånger tidigare.